Membangun Komunikasi Yang Efektif

MEMBANGUN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF — Salah satu hal yang harus dimiliki seorang customer support adalah kemampuan membangun komunikasi yang baik dan efektif. Sebenarnya tidak hanya Customer Support saja yang perlu memiliki keterampilan komunikasi efektif ini, namun juga semua orang dalam berinteraksi dengan orang lain. Dikutip dari helpguide.org, tulisan ini menjadi panduan bagi siapa saja yang ingin mengembangkan kemampuan dan Membangun Komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif membantu kita lebih memahami seseorang atau situasi dan memungkinkan kita untuk menyelesaikan perbedaan, membangun kepercayaan dan rasa hormat, dan menciptakan lingkungan di mana ide-ide kreatif, pemecahan masalah, kasih sayang, dan kepedulian dapat berkembang. Karena itu Membangun Komunikasi Yang efektif tidak hanya penting bagi orang yang bekerja pada barisan depan sebuah perusahaan tetapi juga penting untuk semua orang.

Dalam kehidupan sehari-hari baik itu di lingkungan kerja, rumah tangga, masyarakat kita selalu berkomunikasi dengan orang lain dan terkadang dalam berkomunikasi tersebut bisa menimbulkan salah paham. Berawal dari salah paham tersebut bisa menimbulkan konflik dalam hubungan pribadi maupun profesi. Karena itu kita perlu belajar bagaimana membangun keterampilan berkomunikasi yang efektif. Dengan keterampilan komunikasi yang efektif Anda dapat lebih terhubung dengan pasangan Anda, anak-anak, teman, dan rekan kerja dengan lebih baik.

Pengertian komunikasi yang Efektif

Apa itu sebenarnya Komunikasi Yang efektif? Pertanyaan yang mungkin banyak ditanyakan. Dalam era informasi, kita harus mengirim, menerima, dan memproses sejumlah besar pesan setiap hari. Tapi komunikasi yang efektif adalah lebih dari sekedar bertukar informasi tetapi juga tentang bagaimana memahami emosi di balik informasi. Komunikasi yang efektif dapat meningkatkan hubungan di rumah, tempat kerja, dan dalam situasi sosial.
Dengan memperdalam hubungan Anda dengan orang lain dan meningkatkan kerja sama tim, pengambilan keputusan, dan pemecahan masalah. Komunikasi yang efektif menggabungkan satu set keterampilan termasuk komunikasi nonverbal, mendengarkan penuh perhatian, kemampuan untuk mengelola stres di saat ini, dan kapasitas untuk mengenali dan memahami emosi Anda sendiri dan orang orang yang Anda berkomunikasi dengan.

Sementara komunikasi yang efektif adalah keterampilan yang bisa dipelajari, lebih efektif ketika komunikasi itu bersifat spontan dan bukan formula. Sebuah pidato yang dibacakan, misalnya, jarang memiliki dampak yang sama seperti pidato yang disampaikan (atau tampaknya disampaikan) secara spontan. Tentu saja, itu membutuhkan waktu dan usaha untuk mengembangkan keterampilan ini dan menjadi komunikator yang efektif. Semakin banyak usaha dan praktek anda lakukan, semakin tampak naluriah dan spontan kemampuan komunikasi Anda.

Apa Saja Keterampilan Komunikasi Yang Efektif Itu ?

Beberapa keterampilan yang perlu diasah dalam membangun komunikasi efektif adalah sebagai berikut:

1. Keterampilan Mendengarkan

Mendengarkan adalah salah satu aspek yang paling penting dari komunikasi yang efektif. Mendengarkan yang sukses bukan hanya memahami kata-kata atau informasi yang dikomunikasikan, tetapi juga memahami bagaimana perasaan dari si pembicara tentang apa yang mereka komunikasikan.

Apa Manfaat Mendengarkan secara efektif ?
Mendengarkan secara efektif memiliki beberapa manfaat sebagai berikut :

• Membuat pembicara merasa didengarkan dan dipahami, yang dapat membantu membangun hubungan yang lebih dalam.
• Menciptakan lingkungan di mana setiap orang merasa aman untuk mengekspresikan ide-ide, pendapat, dan perasaan, atau merencanakan dan memecahkan masalah dengan cara yang kreatif.
• Hemat waktu dengan membantu memperjelas informasi, menghindari konflik dan kesalahpahaman.
• Meringankan emosi negatif. Ketika emosi berjalan tinggi, jika pembicara merasa bahwa ia telah benar-benar mendengar, dapat membantu untuk menenangkan mereka, meringankan perasaan-perasaan negatif, dan memungkinkan untuk pemahaman nyata atau memecahkan masalah untuk memulai.

Bagaimana Cara mendengarkan secara efektif
Jika tujuan Anda adalah untuk memahami dan terhubung dengan orang lain, mendengarkan secara efektif akan sering datang secara alami. Jika tidak, Anda dapat mengingat tips berikut. Semakin Anda berlatih mereka, interaksi Anda lebih memuaskan dan menguntungkan dengan orang lain akan menjadi:

 

•  Fokus sepenuhnya pada Pembicara, atau bahasa tubuhnya, dan isyarat nonverbal lainnya. Jika Anda melamun, memeriksa pesan teks, atau corat-coret, hampir pasti anda melewatkan isyarat nonverbal dalam percakapan. Jika Anda merasa sulit untuk berkonsentrasi pada beberapa pembicara, cobalah mengulangi kata-kata mereka lebih di dalam pikiran anda untuk memperkuat pesan mereka dan membantu Anda tetap fokus.
• Hindari mengganggu atau mencoba untuk mengarahkan pembicaraan ke masalah Anda, dengan mengatakan sesuatu seperti, “Jika Anda pikir itu buruk, biarkan aku memberitahu Anda apa yang terjadi padaku.” Mendengarkan adalah tidak sama dengan menunggu giliran Anda untuk berbicara. Anda tidak dapat berkonsentrasi pada apa yang dikatakan seseorang jika Anda membentuk apa yang akan Anda katakan selanjutnya. Seringkali, pembicara dapat membaca ekspresi wajah Anda dan tahu bahwa pikiran Anda adalah tempat lain.
• Hindarilah menghakimi.Untuk berkomunikasi secara efektif dengan seseorang, Anda tidak harus seperti mereka atau setuju dengan ide-ide mereka, nilai-nilai, atau pendapat. Namun, Anda perlu menyisihkan penghakiman dan menahan menyalahkan dan kritik untuk sepenuhnya memahami seseorang.
• Tampilkan minat Anda pada apa yang dikatakan. Sesekali tersenyum pada orang, dan pastikan postur Anda terbuka dan mengundang. Mendorong pembicara untuk melanjutkan dengan komentar-komentar kecil seperti “ya” atau “uh huh.”

2. Keterampilan Komunikasi nonverbal

Ketika kita berkomunikasi hal-hal yang kita pedulikan, kita melakukannya terutama menggunakan sinyal nonverbal. Komunikasi tanpa kata-kata, atau bahasa tubuh, termasuk ekspresi wajah, gerakan tubuh dan gerak tubuh, kontak mata, postur, nada suara Anda, dan bahkan ketegangan otot dan pernapasan. Cara Anda melihat, mendengar, bergerak, dan bereaksi terhadap orang lain memberitahu mereka tentang bagaimana Anda merasa dari kata-kata saja yang bisa.

Mengembangkan kemampuan untuk memahami dan menggunakan komunikasi nonverbal dapat membantu Anda terhubung dengan orang lain, mengungkapkan apa yang Anda benar-benar berarti, menavigasi situasi yang menantang, dan membangun hubungan yang lebih baik di rumah dan bekerja.

Anda dapat meningkatkan komunikasi yang efektif dengan menggunakan tubuh terbuka bahasa-senjata uncrossed, berdiri dengan sikap terbuka atau duduk di tepi kursi Anda, dan mempertahankan kontak mata dengan orang yang Anda ajak bicara.
Anda juga dapat menggunakan bahasa tubuh untuk menekankan atau membenarkan dengan menepuk-nepuk punggung teman Anda,atau memuji keberhasilannya.

Tips untuk meningkatkan bagaimana Anda membaca komunikasi nonverbal

• Praktek mengamati orang di tempat umum, seperti pusat perbelanjaan, bus, kereta api, kafe, restoran, atau bahkan pada talk show televisi dengan suara dimatikan. Mengamati bagaimana orang lain menggunakan bahasa tubuh dapat mengajarkan cara untuk lebih menerima dan menggunakan sinyal nonverbal saat bercakap-cakap dengan orang lain.Perhatikan bagaimana orang bertindak dan bereaksi terhadap satu sama lain. Cobalah untuk menebak apa hubungan mereka, apa yang mereka bicarakan, dan bagaimana masing-masing merasa tentang apa yang dikatakan.
• Menyadari perbedaan individu.Orang-orang dari berbagai negara dan budaya cenderung menggunakan berbagai gerakan komunikasi nonverbal, jadi penting untuk mengambil usia, budaya, agama, jenis kelamin, dan kondisi emosional ketika membaca sinyal bahasa tubuh. Seorang remaja Amerika, seorang janda berduka, dan seorang pengusaha Asia, misalnya, cenderung menggunakan sinyal nonverbal berbeda.
• Melihat sinyal komunikasi nonverbal sebagai sebuah kelompok.Jangan membaca terlalu banyak ke dalam gerakan tunggal atau isyarat nonverbal. Pertimbangkan semua sinyal nonverbal yang Anda terima, dari kontak mata untuk nada suara bahasa tubuh. Siapapun dapat tergelincir sesekali dan membiarkan kontak mata slip, misalnya, atau secara singkat menyilangkan tangan mereka tanpa sengaja. Pertimbangkan sinyal secara keseluruhan untuk mendapatkan lebih baik “membaca” pada seseorang.

Tips untuk meningkatkan cara menyampaikan komunikasi nonverbal

•  Gunakan sinyal nonverbal yang cocok dengan kata-kata Anda.Komunikasi nonverbal harus memperkuat apa yang dikatakan, tidak bertentangan itu. Jika Anda mengatakan satu hal, tapi bahasa tubuh Anda mengatakan sesuatu yang lain, pendengar Anda mungkin akan merasa Anda tidak jujur​​. Misalnya, Anda tidak bisa mengatakan “ya” sambil menggelengkan kepala tidak.

• Sesuaikan sinyal nonverbal Anda sesuai dengan konteksnya.Nada suara Anda, misalnya, harus berbeda ketika Anda menangani anak daripada ketika Anda sedang menangani sekelompok orang dewasa. Demikian pula, mempertimbangkan latar belakang negara dan budaya emosional dari orang yang Anda berinteraksi dengan.

• Gunakan bahasa tubuh untuk menyampaikan perasaan positif bahkan ketika Anda sedang tidak benar-benar mengalaminya. Jika Anda gugup tentang situasi-wawancara kerja, presentasi penting, atau kencan pertama, misalnya-Anda dapat menggunakan bahasa tubuh yang positif untuk sinyal keyakinan, meskipun Anda tidak merasa itu. Pada saat memasuki ruangan jangan sampai anda masuk dengan kepala Anda ke bawah, mencobalah berdiri tegak dengan bahu tegap, tersenyum dan mempertahankan kontak mata, dan memberikan jabat tangan erat. Ini akan membuat Anda merasa lebih percaya diri dan membantu untuk menempatkan orang lain nyaman.

3. Keterampilan Mengelola stres

Dalam dosis yang kecil, stres dapat membantu Anda tampil di bawah tekanan. Namun, ketika stres menjadi konstan dan luar biasa, dapat menghambat komunikasi yang efektif dengan mengganggu kemampuan Anda untuk berpikir jernih dan kreatif, dan bertindak dengan tepat. Ketika Anda stres, Anda akan lebih mudah untuk salah membaca orang lain, mengirim sinyal nonverbal membingungkan atau lepas kendali, dan terjerumus ke dalam perilaku spontan yang tidak sehat.

Berapa kali Anda merasa stres selama perselisihan dengan pasangan Anda, anak-anak, bos, teman, atau rekan kerja dan kemudian mengatakan atau melakukan sesuatu yang nanti menyesal? Jika Anda dapat dengan cepat menghilangkan stres dan kembali ke keadaan tenang, Anda tidak akan hanya menghindari penyesalan seperti itu, tetapi dalam banyak kasus Anda juga akan membantu menenangkan orang lain juga. Hanya ketika Anda berada dalam situasi yang tenang, keadaan santai Anda akan dapat mengetahui apakah situasi membutuhkan respon, atau apakah sinyal dari orang lain menunjukkan akan lebih baik untuk tetap diam.

Cara Menghilangkan stres Dengan Cepat untuk komunikasi yang efektif
Ketika stres melanda , Anda tidak dapat selalu marah dengan mengambil waktu untuk bermeditasi atau pergi untuk menghindar, misalnya saja jika Anda berada di tengah-tengah pertemuan dengan atasan atau adu argumen dengan pasangan Anda. anda harus belajar dengan cepat mengurangi stres pada saat itu juga. Anda harus dapat dengan aman menghadapi emosi yang kuat yang sedang anda alami, mengatur perasaan Anda, dan berperilaku tepat. .

Untuk mengatasi stres selama komunikasi:

• Kenali ketika Anda menjadi stres. Tubuh Anda akan memberitahu Anda jika Anda sedang stres saat Anda berkomunikasi. Apakah otot atau perut menjadi keras dan / atau sakit? Apakah tangan terkatup? Apakah napas Anda dangkal? Apakah Anda “lupa” untuk bernapas?
• Luangkan waktu sejenak untuk menenangkan diri sebelum memutuskan untuk melanjutkan percakapan atau menundanya.
• Membawa indra Anda untuk menyelamatkan dan cepat mengelola stres dengan mengambil napas dalam-dalam, mengepal dan mengendurkan otot,menenangkan diri . Cara terbaik untuk cepat dan andal menghilangkan stres adalah melalui indera: penglihatan, suara, sentuhan, rasa, dan bau. Tapi setiap orang merespon secara berbeda terhadap masukan sensorik, sehingga Anda perlu menemukan hal-hal yang menenangkan Anda.
• Carilah humor dalam situasi tersebut. Ketika digunakan secara tepat, humor adalah cara yang bagus untuk menghilangkan stres saat berkomunikasi. Bila Anda atau orang di sekitar Anda mulai mengambil hal-hal terlalu serius, menemukan cara untuk meringankan suasana hati dengan berbagi lelucon atau cerita lucu.
• Bersedia untuk berkompromi. Kadang-kadang, jika Anda berdua bisa menekuk sedikit, Anda akan dapat menemukan jalan tengah bahagia yang mengurangi tingkat stres untuk semua orang yang bersangkutan. Jika Anda menyadari bahwa orang lain peduli lebih banyak tentang sesuatu dari yang Anda lakukan, kompromi mungkin lebih mudah bagi Anda dan investasi yang baik di masa depan hubungan.
• Setuju untuk tidak setuju, jika perlu, dan mengambil waktu jauh dari situasi sehingga semua orang bisa tenang. Ambil istirahat sebentar dan menjauh dari situasi itu. Pergi untuk berjalan-jalan di luar jika mungkin, atau menghabiskan beberapa menit bermeditasi. Gerakan fisik atau menemukan tempat yang tenang untuk mendapatkan kembali keseimbangan Anda dengan cepat dapat mengurangi stres.

4. Kesadaran Emosional

Emosi memainkan peran penting dalam cara kita berkomunikasi di rumah dan bekerja. Ini adalah cara Anda merasa, lebih dari cara Anda berpikir, yang memotivasi Anda untuk berkomunikasi atau untuk membuat keputusan. Cara Anda bereaksi terhadap sesuatu didorong secara emosional, isyarat nonverbal mempengaruhi bagaimana Anda memahami orang lain dan bagaimana mereka memahami Anda.
Jika Anda berada di luar berhubungan dengan perasaan Anda, dan tidak mengerti bagaimana perasaan Anda atau mengapa Anda merasa seperti itu, Anda akan memiliki waktu yang sulit dalam berkomunikasi dengan perasaan dan kebutuhan orang lain.

Hal ini dapat mengakibatkan frustrasi, kesalahpahaman, dan konflik. Bila Anda tidak mengatasi apa yang sebenarnya mengganggu Anda, Anda sering menjadi terlibat dalam pertengkaran kecil bukan-berdebat dengan pasangan Anda tentang bagaimana handuk harus digantung, misalnya, atau dengan rekan kerja tentang siapa yang mendapat giliran untuk mengisi kembali mesin fotokopi.

Kesadaran Emosional menyediakan peralatan yang diperlukan untuk memahami diri sendiri dan orang lain, dan pesan nyata mereka berkomunikasi dengan Anda. Meskipun mengetahui perasaan Anda sendiri mungkin tampak sederhana, banyak orang mengabaikan atau mencoba untuk emosi berlebihan seperti marah, sedih, dan takut. Tapi kemampuan Anda untuk berkomunikasi tergantung pada yang terhubung ke perasaan ini. Jika Anda takut emosi yang kuat atau jika Anda bersikeras berkomunikasi hanya pada tingkat rasional, itu akan mengganggu kemampuan Anda untuk memahami orang lain, kreatif memecahkan masalah, menyelesaikan konflik, atau membangun hubungan kasih sayang dengan seseorang.

Bagaimana kesadaran emosional dapat meningkatkan komunikasi yang efektif?

Pengalaman anda dalam membentuk Kesadaran emosional dari waktu ke waktu merupakan dasar untuk komunikasi yang efektif.

Kesadaran Emosional membantu Anda:

• Memahami dan berempati dengan apa yang sebenarnya mengganggu orang lain
• Memahami diri sendiri, termasuk apa yang sebenarnya mengganggu Anda dan apa yang Anda benar-benar ingin
• Tetap termotivasi untuk memahami dan berempati dengan orang yang Anda berinteraksi dengan, bahkan jika Anda tidak menyukai mereka atau pesan mereka.
• Berkomunikasi dengan jelas dan efektif, bahkan ketika menyampaikan pesan-pesan negatif.
• Membangun Kekuatan, Kepercayaan, dan hubungan yang bermanfaat, berpikir kreatif, memecahkan masalah, dan menyelesaikan konflik

Komunikasi yang efektif membutuhkan baik pikiran dan perasaan
Ketika kesadaran emosional sangat dikembangkan, Anda akan tahu apa yang Anda rasakan tanpa harus berpikir tentang hal-hal tertentu dan Anda akan dapat menggunakan isyarat emosional untuk memahami apa yang orang benar-benar berkomunikasi dengan Anda dan bertindak sesuai. Tujuan dari komunikasi yang efektif adalah untuk menemukan keseimbangan yang sehat antara kecerdasan dan emosi Anda, antara pemikiran dan perasaan. Kesadaran Emosional adalah keterampilan yang dapat Anda pelajari

Kesadaran Emosional adalah keterampilan, dengan kesabaran dan praktek, bisa dipelajari setiap saat kehidupan. Anda dapat mengembangkan kesadaran emosional dengan belajar bagaimana berhubungan dengan emosi yang sulit dan mengelola perasaan tidak nyaman, termasuk marah, sedih, takut, jijik, terkejut, dan sukacita. Bila Anda tahu bagaimana melakukan ini, Anda dapat tetap mengendalikan emosi dan perilaku, bahkan dalam situasi yang sangat menantang, dan berkomunikasi lebih jelas dan efektif.

Pentingnya Kemampuan Komunikasi yang efektif sudah dijelaskan di atas. Pada dasarnya Kemampuan berkomunikasi yang efektif bisa dipelajari dan bisa dikembangkan oleh siapapun. Hanya saja butuh kemauan yang kuat dan butuh latihan, karena itu latihlah kemampuan komunikasi anda agar lebih efektif. Karena kemampuan komunikasi efektif tidak hanya bermanfaat dalam pekerjaan tetapi juga kehidupan pribadi anda. Semoga bermanfaat.

 

Sumber:
http://www.helpguide.org/mental/effective_communication_skills.htm